Emploi : Solidarités International cherche un coordinateur administrative basé à N'Djamena Tchad

Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s’abriter, elle prend en charge des programmes d’urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd’hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.

Les opérations actuelles de Solidarités International au Tchad se concentrent dans la province du Batha, département de Fitri. La province du Batha sise centre de la bande sahélienne Tchadienne a une population qui tire principalement ses revenus de l’agriculture et de l’élevage. Les récentes périodes de sécheresses survenues en 20O9 et 2011 et les attaques massives de criquets en 2011 ont fortement réduits les moyens de subsistance de ces populations structurellement vulnérables. La dernière récolte (2011/2012) a été si mauvaise que les populations touchées ne disposaient plus de stocks de nourriture en Mai 2012, soit plusieurs mois avant le fin de la période de soudure.

Des activités d’aide alimentaires ont donc été développées dans la région, comme dans l’ensemble de la zone Sahélienne. A ces problématiques de sécurité alimentaire s’ajoute un accès à l’eau déplorable. Ces deux problèmes conjugués aboutissent à des taux de malnutrition importants 24,9% MAG pour la région du Batha . Solidarités International a lancé en Mars 2012 une campagne de foire alimentaire, en optimisant l’utilisation de ressource locales afin d’apporter une aide alimentaire aux populations les plus vulnérables du département de Fitri. Un programme d’appui à la relance agricole et aux moyen de subsistance qui complémente l’aide alimentaire a démarré en Avril 2012, financé par OFDA. Parallèlement des activités de réhabilitation de points d’eau et de sensibilisation à l’hygiène sont mises en œuvre dans la région. Un projet intégré (WASH SA NUT) financé par ECHO a débuté en janvier 2013, et une extension du projet OFDA jusqu’à la fin 2013 est en voie de finalisation avec le bailleur. D’autre part, un projet de trois ans est en cours de négociation avec la délégation de l’union Européenne. La mission cherche également à s’implanter sur d’autres zones au Tchad afin de consolider la présence de Solidarités international dans un pays qui connait des crises humanitaires chroniques.

But / finalité :

  • Le coordinateur administratif dirige et coordonne les services administratifs, comptables et financiers de la mission.
  • Il participe à la définition de la politique Ressources Humaines Solidarités International et garantit sa bonne application.
  • En tant que coordinateur, il est le garant de l’équilibre financier de la mission.
  • Il s’assure du respect des procédures administratives Solidarités International, procédures bailleurs ainsi que des lois du pays d’intervention.
  • Il est le référent sur la mission et le lien entre le siège et la mission pour toute question en rapport avec l’administration.

FONCTION

Analyse du contexte socio-économique

  • Identifier les partenaires administratifs
  • Suivre l’évolution des cours monétaires, des prix et du niveau des salaires

Gestion des ressources humaines expatriées et nationales

  • Participer à l’accueil et au briefing administratif du personnel expatrié
  • Garantir le respect des procédures de recrutement et d’embauche: valider les besoins en recrutement sur la mission, les profils de poste et les contrats
  • Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International
  • Informer les différents membres des équipes de coordination sur la méthodologie des EAP, sur leurs objectifs et leurs finalités, et s’assurer de leur mise en place
  • Etre le moteur pour la mise en place et l’amélioration de la politique de formation Solidarités International et suivre l’évolution du personnel
  • Garantir le respect des procédures disciplinaires et valider les sanctions éventuelles
  • Valider les salaires avant paiement
  • S’assurer que les déclarations et paiements sont effectués aux organismes concernés
  • En collaboration avec le siège et le CDM, participer à la définition de la politique salariale et sociale Solidarités International et les mettre en application. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale
  • Impulser la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur les bases et appuyer la gestion et le règlement des conflits
  • Mener les réunions et la communication avec le personnel
  • Consolider et mettre à jour l’organigramme de la mission
  • Actualiser le Règlement Intérieur et le manuel RH en fonction de l’évolution du cadre juridique et légal, ou de l’évolution de la compréhension de ce même cadre
  • Participer à la prévention des risques et abus
  • Assurer le suivi administratif des contentieux et représenter Solidarités International devant les autorités administratives et éventuellement judiciaires
  • Superviser la gestion administrative des ressources humaines expatriées

Gestion d’équipe

  • En concertation avec les administrateurs, définir les besoins en personnel administratif sur la mission et recruter en fonction des moyens alloués et de la stratégie opérationnelle Solidarités International
  • Coordonner, planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative
  • Former et évaluer l’équipe administrative
  • Animer les réunions de l’équipe administrative

Gestion financière, comptable et budgétaire

  • Définir le circuit et les seuils d’autorisation de dépenses et s’assurer du respect du circuit de validation des achats
  • Consolider la clôture mensuelle de la comptabilité de la mission
  • Contrôler les classeurs comptables avant envoi au siège
  • Consolider et contrôler les tableaux d’affectations
  • Préparer, suivre et réviser la programmation financière de la mission
  • Effectuer la consolidation des suivis budgétaires mensuels et s’assurer de l’équilibre financier de la mission
  • Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des ajustements si nécessaire
  • Contrôler les coûts de fonctionnement de la mission
  • Former les cadres de la mission à la manipulation des outils de suivi budgétaire
  • Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels
  • Préparer et consolider les parties financières des propositions d’opération
  • Intégrer les nouveaux contrats bailleurs à la gestion financière des projets de la mission selon les procédures Solidarités

Gestion de trésorerie

  • Gérer les flux de trésorerie entre le siège et la mission et garantir l’approvisionnement des bases
  • S’assurer, sur toutes les bases, de la bonne tenue des caisses et coffres et de la sécurisation des fonds
  • Compiler et contrôler les prévisionnels de trésorerie et les faire suivre au siège

Gestion administrative de la mission

  • Négocier et rédiger les contrats de partenariat avec les partenaires locaux et s’assurer de leur suivi et respect
  • Superviser l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs
  • Superviser l’envoi trimestriel des archives administratives au siège après validation du contrôle interne
  • Identifier et contractualiser un avocat afin de suivre les aspects juridiques et limiter les risques légaux

Reporting / Communication

  • Assurer le reporting administratif et financier vers le siège selon la périodicité définie par le calendrier administratif
  • Consolider et éditer les rapports financiers en respectant les procédures administratives des bailleurs de fonds
  • Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national. Effectuer une veille juridique constante, s’informer régulièrement du droit du travail local, valider les informations collectées auprès des cabinets d’avocats et les transposer dans les documents Solidarités
  • Organiser et animer des réunions d’information et de coordination
  • Assurer le suivi de l’enregistrement de Solidarités International dans le pays
  • Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
  • Faire le lien entre le siège et le terrain pour tous les aspects relatifs à l’administration

PROFIL

Formation administrative et comptabilité et /ou expérience sur poste d’administrateur ou de coordinateur administratif. Le poste est idéal au regard du volume pour un administrateur voulant s’affirmer sur un poste de coordination.

  • Expérience en support de projets d’urgences
  • Expérience en gestion RH dans un contexte similaire
  • Expérience et connaissance de Solidarités International et de ces outils et procédures

Autres qualités souhaitées

  • Rigueur et professionnalisme ;
  • Capacité d’organisation et esprit d’initiative ;
  • Qualité d’analyse, de synthèse et rédactionnelle
  • Bon relationnel, diplomatie ;
  • Résistance au stress et à la fatigue.
  • Autonomie, réactivité et serviabilité

Autres appréciations (âge/sexe/qualités particulières/formation exigée)

  • Age : Indifférent ; Sexe : Indifférent.

Langue

  • Langue de travail : Français ;
  • Langue de rapport : Français / anglais
  • Connaissance de l’Anglais appréciée. Des notions d’arabe tchadien seraient appréciées.

STATUT

Poste salarié : à partir de 1700 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 600 USD. Solidarités International prend également en charge les frais d’hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission.

  • Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.
  • Break : En cours de mission, une alternance travail – repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. Sur la base d’une mission de 1 an, l’expatrié prendra un break d’une semaine à 3 et 9 mois de mission (avec une participation de 500 euros versée par Solidarités) ainsi qu’un break de 15 jours à 6 mois de mission (avec une prise en charge du billet d’avion aller et retour entre la mission et le lieu de résidence).

DUREE DE LA MISSION

12 mois à partir du 20 juin 2013

CONTACT

Komi Edem Bansah

Un commentaire

  1. Mourra
    8 septembre 2016 at 11 h 24 min Répondre

    Je m’appel Mourra seid Abdallah resident a Gozbeida

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SITUATION DU TCHAD

Confirmés : 860 

Guérisons : 770

Décès : 74

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